Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Obsługa archiwum zakładowego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad Oddział w Rzeszowie

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: GENERALNA DYREKCJA DRÓG KRAJOWYCH I AUTOSTRAD Oddział w Rzeszowie

1.3.) Oddział zamawiającego: Oddział w Rzeszowie

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 01751157500122

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Legionów 20

1.5.2.) Miejscowość: Rzeszów

1.5.3.) Kod pocztowy: 35-959

1.5.4.) Województwo: podkarpackie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL823 - Rzeszowski

1.5.7.) Numer telefonu: 017 85 340 71-74

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat_rzeszow@gddkia.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.gddkia.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Zarządzanie drogami krajowymi

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Obsługa archiwum zakładowego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad Oddział w Rzeszowie

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-95ba16f3-d8d0-11eb-b885-f28f91688073

2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00098727

2.6.) Wersja ogłoszenia: 02

2.7.) Data ogłoszenia: 2021-06-29

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00011325/05/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Obsługa archiwum zakładowego na potrzeby Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad Oddział w Rzeszowie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Zamówienie jest przewidziane do współfinansowania przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz ze środków będących w dyspozycji Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://gddkia.eb2b.com.pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: W przypadku posiadania konta na Platformie - zgłoszenie do postęp. wymaga zalogowania Wyk. do Platformy; po wprowadzeniu danych użytkownika, tj. adresu e-mail oraz hasła, zgłoszenie jest automatycznie akceptowane przez Platformę; gdy Wyk. nie posiada konta na Platformie –należy w zakładce „Postępowania”, „Lista postępowań otwartych” wybrać niniejsze postępowanie oraz korzystając z polecenia „zgłoś się do udziału w postępowaniu” przejść do Formularza rejestracyjnego; - po wypełnieniu Form. Rejestr. Wyk. otrzymuje e-mail informujący, że może dokonać pierwszego logowania. Rejestracja nowego konta podlega weryfikacji i akceptacji Operatora, która może potrwać do
24h (8h roboczych). Kwalifikowany podpis elektroniczny: dla dok. w „pdf” zaleca się podpis PAdES, dla dok. w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpis XAdES. Podpis osobisty: - w przypadku wykorzystywania aplikacji eDO App (obsługuje tylko dok. w pdf) na telefonach z obsługą technologii NFC wielkość dok. nie może przekraczać 5 MB,- dla dok. w „pdf” zaleca się podpis wew. (otoczony), - dok. w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać podpisem zew. lub otaczającym. Podpis zaufany: wielkość plików nie może przekraczać 10 MB, - dla dok. w „pdf” zaleca się podpis PAdES (podpisany plik ma rozszerzenie .pdf), dok. w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać XAdES (podpisany plik ma rozszerzenie .xml). W przypadku korzystania z wariantu składania podpisów zew.konieczne jest załączenie na Platformę odpowiedniej pary plików, tj. pliku podpisywanego oraz pliku zawierającego podpis. Niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne: stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepust. nie mniejszej niż 20/4 Mb/s; komputer PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 4GB RAM, Procesor Intel IV 4GHZ, MS Windows 7, Mac OS x10.4, Linux lub ich nowsze wersje; zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, w najnowszej wersji, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 11.0; włączona obsługa JavaScript; zainstalowany Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w „pdf”. Dopuszcza się przesyłanie danych w formatach dopuszczonych odpowiednimi przepisami prawa tj. m.in.: .doc, .docx,
.txt, .xls, .xlsx, .ppt, .csv, .pdf, .jpg, .git, .png, .tif, .dwg, .ath, .kst, .zip, przy czym Zam. zaleca wykorzystywanie plików w pdf. Max rozmiar poj. pliku to 100 MB, przy czym nie określa się limitu liczby plików. Kodowanie i czas odbioru danych: pliki Oferty załączone przez Wyk. na Platformie i zapisane, widoczne są w Platformie jako zaszyfrowane. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po
odszyfrowaniu przez Zam. po upływie terminu otwarcia ofert; oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przypiętą do dok. elektr. datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), znajdującą się po lewej stronie dok. w „Data przesłania”. Dokumentacja postęp. dostępna jest na Platformie w
zakładce„Załączniki”. Pobranie dok. następuje po kliknięciu na wybrany załącznik i wciśnięciu „Pobierz”. W celu pobrania wszystkich załączników jednocześnie należy wybrać „Pobierz paczkę”, a następnie „Pobierz wszystkie załączniki organizatora”. Pozostałe informacje w pkt 14.10 IDW.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zamawiający informuje, że Administratorem danych
osobowych Wykonawcy jest Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad, ul. Wronia 53, 00-874
Warszawa, tel. (022) 375 88 88, e-mail: kancelaria@gddkia.gov.pl. W sprawach związanych z
przetwarzaniem danych osobowych, można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, za
pośrednictwem adresu e-mail: iod@gddkia.gov.pl. Dane osobowe będą przetwarzane w celu
przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz w celu
archiwizacji.Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi ustawa Prawo zamówień
publicznych, wydane na jej podstawie akty wykonawcze, a także ustawa o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach. Dane osobowe będą ujawniane wykonawcom oraz wszystkim
zainteresowanym z uwzględnieniem przepisów w zakresie zamówień publicznych, a także podmiotom
przetwarzającym dane na podstawie zawartych umów. Dane osobowe Wykonawcy będą
przechowywane przez okres obowiązywania umowy a następnie 5 lat, począwszy od 1 stycznia roku
kalendarzowego następującego po zakończeniu okresu obowiązywania umowy. Okresy te dotyczą
równieżWykonawców, którzy złożyli oferty i nie zostały one uznane, jako najkorzystniejsze (nie zawarto
z tymi Wykonawcami umowy). Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo: dostępu do danych. W
przypadku, gdy wykonanie obowiązku związanego z prawem dostępu do danych
wymagałobyniewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od osoby, której dane
dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w
szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
sprostowania danych, ich usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania na warunkach określonych w
przepisach Rozporządzenia Parlamentu i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie
ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego
przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Żądanie sprostowania danych nie może
skutkować zmianą wyniku postępowaniao udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w
sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z przepisami. Żądanie sprostowania danych
nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień
umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z przepisami. Wystąpienie z
żądaniem ograniczeniaprzetwarzania, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu
zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; wniesienia skargi do Prezesa
Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie może
uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz
zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, co skutkować może wykluczeniem wykonawcy z postępowania lub odrzuceniem jego oferty.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Patrz Ogłoszenie pkt. RODO

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: O.RZ.D-3.2413.15.2021

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest:
Obsługa archiwum zakładowego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych
i Autostrad Oddział w Rzeszowie
Zamówienie obejmuje w szczególności:
- przyjmowanie na stan archiwum zakładowego dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) i materiałów archiwalnych (kat. A)
- sporządzanie i prowadzenie wykazów przyjętych dokumentów
- brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
- udostępnianie dokumentacji, prowadzenie rejestrów wypożyczenia
- kontakt z Archiwum Państwowym w imieniu Zamawiającego, udział w kontrolach.
Szczegółowo zakres przedmiotu zamówienia wymagany do wykonania określony został w dokumentach zamówienia.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 48 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie personelu

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia Wykonawca składa:
oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu,
o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia
z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w:
• art. 108 ust. 1 pkt 3) ustawy Pzp,
• art. 108 ust. 1 pkt 4) ustawy Pzp dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
• art. 108 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp dotyczących zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
• art. 108 ust. 1 pkt 6) ustawy Pzp,
• art. 109 ust. 1 pkt 4), 5) i 7) ustawy Pzp.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału
w postępowaniu Wykonawca składa:
a) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;
Okres 3 lat liczy się wstecz od dnia w którym upływa termin składania ofert.
b) wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2021-07-09 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Oferty powinny by złożone za pośrednictwem Platformy zakupowej https:// gddkia.eb2b.com.pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2021-07-09 11:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2021-08-07

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE